高等学校生徒指導要録の個人情報(氏名、住所、各教科・科目の修得単位数等の記録、各教科・科目等の学習の記録等)の記入については手書きを原則とするが、コンピュータを用いての希望がある学校は、次の条件を満たした場合に、コンピュータを用いて記入(印字)することを認める。
【条件】
| ① |
システム及びデータの管理を適正に取り扱うとともに、セキュリティについて十分に配慮されていること。 |
| ② |
氏名や地名などの固有名詞を記入する場合には、異字体等が正確に印刷できること。 |
| ③ |
コンピュータによる入力ミス、出力ミスを防ぐとともに、出力後の記入事項について十分に確認できる体制が整備されていること。 |
| ④ |
記入が終了した後の電子データについては、適切な方法で速やかに消去すること。 |
【届出の手順】
| ① |
コンピュータを用いた、個人情報の記入(印字)を希望する学校は、届出書の様式にしたがって、使用するコンピュータ、データの管理方法、管理体制、セキュリティヘの配慮、管理責任者等を明確にし、校長名で届け出る。その際に使用する指導要録の用紙(コンピュータで記入(印字)する個人情報の記入項目については、あらかじめ架空のデータを入れておく)を添付する。 |
| ② |
高校教育課において、届出書及び使用する用紙を確認し、必要に応じて指導・助言を行う。 |
| ③ |
届出は年度ごとに行うものとするが、前年度と様式に変更のない場合には使用する用紙については、提出の必要はない。 |
| ④ |
届出書の様式、提出期日については、別途通知する。 |
【作成上の注意】
| ① |
様式1(学籍に関する記録)、様式2(指導に関する記録)ともにA4判の両面印刷各1葉とし、これを本紙と考える。 |
| ② |
年度ごとに必ず用紙に記入(印字)し、紙の状態で保存をすることとする。
在学時は電子データのみで保存、卒業時など学籍に異動のあった場合にのみ用紙に記入(印字)して保存するという扱いは、認められない。 |
| ③ |
単位制による課程の高等学校においては、県教育委員会で導入する学校支援システムと連動をして指導要録を作成することとし、具体的な方法については別途指示する。 |
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